Por definición, un proyecto cuando se empieza a ejecutar, ya tiene las aprobaciones de alcance, presupuesto y hasta asignación del gerente del proyecto. Se tienden a confundir dos etapas claramente definidas pero dependientes la una de la otra, la formulación del proyecto y la gestión del proyecto.
La formulación del proyecto es la tarea de “construir” la sustentación para el mismo, en suficiente cuantía y validez como para conseguir adeptos al proyecto y patrocinadores para el mismo.
La formulación entonces es una serie de actividades de investigación y estructuración de tal manera que el documento resultante contenga la suficiente información para atraer a los patrocinadores que aportarán los recursos para el mismo.
Estas actividades conllevan desde la estructuración del alcance del proyecto, la definición e identificación de los beneficios que se lograrán si se ejecuta el mismo, proyecciones de flujos de caja tanto para el proyecto como de rendimientos para quien “apueste” a la iniciativa, simulaciones y evaluaciones de riesgos, entre otros.
El objetivo de la formulación de proyectos entonces es construir los elementos requeridos para vender el proyecto, y en términos específicos, los beneficio que arrojará el proyecto una vez se concluya
En algunos casos la formulación de los proyectos sigue los mismos patrones de lo que se consideraría como “planes de negocio”, es decir, un análisis del mercado en busca de suplir una necesidad dimensionada, una definición de objetivos para el proyecto en cuanto a participación de ese mercado, una definición de producto/servicio para atender el mercado, y un flujo de dineros, tanto de ingresos como de egresos que permitan “aceitar la máquina” con la cual se tendrá la permanencia.
Sin embargo, con procesos de innovación en pié, y con la dificultad de sustentar o soportar con evidencia los posibles resultados de algo que todavía no se conoce, precisamente por lo novedoso, se hace difícil utilizar los mismos mecanismos de formulación de proyectos tradicionales en los proyectos de innovación. En estos casos hay que incluir, además de los fundamentos administrativos y financieros, el convencimiento de quien está formulando el proyecto, de que los resultados se pueden alcanzar con cierto nivel de riesgo conocido.
Hay que hacer una claridad enorme en este tipo de proyectos, el riesgo es mayor al de los proyectos tradicionales, porque no hay parámetros contra los cuales medir los resultados esperados y se debe ser tremendamente honesto con la presentación del mismo ante los posibles patrocinadores.
De cualquier manera que se gestione la formulación, esta formulación termina cuando se consigue el patrocinio (bien sea en dinero o en especie o en una mezcla), y el aval para que el proyecto se ejecute. Solo aquí se inicia el proceso de Gerencia del proyecto, es decir, tomar los recursos, asignárselos a las actividades y garantizar que la ejecución de las actividades programadas permita llegar a la obtención del entregable del proyecto, y que éste a su vez, cumpla con el logro de los beneficios bajo los cuales se aprobó en primera instancia el proyecto.
El Marco Lógico, al igual que las técnicas de Caso de Negocio y los Planes de Negocio se han contemplado dentro de las herramientas comúnmente aceptadas para la Formulación de Proyectos. PMBok, PRINCE2 e ISO21500 se han constituido, dependiendo de la latitud donde vaya a ejecutar el proyecto, en los marcos de referencia a seguir para que la ejecución del proyecto sea en forma ordenada y permita obtener el entregable del proyecto dentro de los tiempos, costos, calidad y beneficios estipulados.
Cuando no hay una adecuada formulación del proyecto, las actividades de construcción del caso de negocio y del acta de iniciación del proyecto se hacen más complejas en la medida que deben suplir información que debía ser incorporada desde la formulación.
No pierda de vista, que un proyecto sin formulación y aprobación, si bien podría existir, carecería de todo fundamento en cuanto a su aporte al negocio y podría tambalear al menor incidente. Los proyectos deben siempre estar aportando al logro de los objetivos para los cuales se han estructurado, y este enlace entre los objetivos y el producto del proyecto es el que se establece en la formulación del mismo.